GDPR och hur vi behandlar dina personuppgifter

Den 25 maj 2018 trädde den nya dataskyddsförordningen i kraft vilket innebär skärpta krav på behandling av personuppgifter. I anledning av det vill vi informera Dig om följande:
 
Spangarden Fastigheter AB och dess dotterbolag i koncernen behandlar Dina personuppgifter när bostad söks och erbjuds, när ett hyresförhållande inleds samt när ett hyresförhållande upphör.
Personuppgiftsansvarig för behandling av Dina personuppgifter är Spangarden Fastigheter AB, 559129-2072, Sibyllegatan 14, 114 42 Stockholm.
 
Behandling av personuppgifter när bostad söks
Under den tid Du är registrerad i vår bostadskö behandlas Dina personuppgifter för att administrera Din bostadsansökan. Grunden för behandlingen är ett berättigat intresse av att behandla Dina personuppgifter. Uppgifterna sparas så länge Du kvarstår i kön. För det fall Du inte önskar stå kvar i kön kan Du begära att personuppgifterna raderas.
När Du erhåller ett erbjudande om bostad kan vi komma att behöva behandla fler personuppgifter, t.ex. uppgifter om Din ekonomi och anställning, genom inhämtande av kreditupplysning, anställningsintyg m.m. Dina personuppgifter sparas så länge de är relevanta och aktuella. För det fall Du inte erhåller någon lägenhet p.g.a. att Du inte kan godtas som hyresgäst kommer Dina personuppgifter sparas i tre månader efter avslagsbeslutet.
 
Behandling av personuppgifter under hyresförhållandet
När Du ingår ett hyresavtal med oss behandlar vi Dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Personuppgifterna behandlas t.ex. vid utsändande av hyresavier, hantering av hyresinbetalningar, inhämtning av uppgifter om elförbrukning, vatten och värme, vid hyresförhandlingar samt vid översändande av övrig nödvändig information.
Utöver ovanstående behandlar vi personuppgifter för att kunna tillhandahålla tjänster och service samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med Dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som Du kan ha nytta av i anledning av hyresförhållandet, t.ex. avseende bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.
Vidare behandlas Dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk, t.ex. om det förekommer störningar i boendet, försenade eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Personuppgifter kan också komma att behöva utlämnas till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.
Vi kan även komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av personuppgifterna. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i Din lägenhet, ett företag som tillhandahåller
bredband eller ett företag som hanterar våra IT-system. Vi lämnar också ut personuppgifterna när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig. Vi sparar Dina personuppgifter under den tid de är relevanta.
 
Upphörande av hyresförhållandet
När Du avflyttat från lägenheten gallras och rensas Dina personuppgifter. Vissa uppgifter måste dock sparas i minst två år därefter som till exempel hyresavtalet. Personuppgifter som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, sparas i sju år inklusive innevarande år.
 
Användning av elektroniska nyckelsystem
I vissa fall behandlar vi personuppgifter vid användning av elektroniska nyckelsystem. Ändamålet med behandlingen är att underlätta hanteringen av nycklar för hyresgäster och bostadsföretag. Grunden för hanteringen är dels att upprätthålla hyresavtalet så att hyresgästen får tillträde till lägenhet och gemensamma utrymmen, dels intresseavvägning. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att hyresgäster ska kunna boka tid i tvättstuga.]
 
Dina rättigheter
För det fall Du inte önskar att vi behandlar Dina personuppgifter för marknadsföringsändamål kan Du när som helst meddela oss detta.
Vidare vill vi informera om att Du har rätt att när som helst få information om vilka personuppgifter vi hanterar om Dig (registerutdrag). Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade samt begära att vi begränsar vår behandling av personuppgifterna. Du har även rätt att få Dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet) samt rätt klaga på hur vi behandlar Dina personuppgifter till oss och till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet.